ARTICLE I : ADHESION
* Principe : Par son adhésion, l'association s'engage à respecter les statuts, et également la charte dont elle a eu un exemplaire de chaque, au moment de sa demande d'adhésion. L'adhésion est valable pour l'année civile, soit du 1ier janvier au 31 décembre.
La demande d'adhésion comprend :
- le récépissé de déclaration à la Sous Préfecture et/ou des dernières modifications,
- les statuts,
- l'attestation de Responsabilité Civile pour l'occupation des locaux,
- la fiche signalétique.
* Procédure de validation : La demande d'adhésion est validée par le bureau le plus proche.
En cas de refus le bureau n'est pas tenu de justifier sa décision (cf. statuts).
* Cotisation annuelle : La cotisation est payable à l'adhésion. Son montant est défini annuellement par l'Assemblée Générale Ordinaire. La cotisation n'est ni remboursable, ni proratisable, ni reportable, ni cessible.
ARTICLE II : SERVICES
Chaque association adhérente, à jour de ses cotisations, a accès aux services de la Maison de la Vie Associative dans les conditions suivantes :
* Domiciliation : La domiciliation du siège social d'une association à la Maison de la Vie Associative est autorisée après que l'association concernée en ait fait la demande par écrit et qu'elle ait eu une réponse de la part de la M.V.A, par écrit également.
* Boîtes à lettres : La Maison de la Vie Associative dispose de 120 boîtes à lettres individuelles. L'association qui en fait la demande peut disposer d'une boîte à lettres pour y faire acheminer son courrier, qu'elle ait son siège social ou non à la M.V.A.
En contre partie d'une caution, un exemplaire d'une clé de la boîte à lettres attribuée sera remis nommément à une personne de l'association qui en est responsable.
L'accès aux boîtes à lettres se fait pendant les heures d'ouverture de la M.V.A au public.
* Photocopies
En libre service : Un code confidentiel est attribué à chaque association (Président ou personne déléguée), qui en a seule la responsabilité et la confidentialité. Chaque association adhérente bénéficie d'un quota annuel de photocopies gratuites, défini par l' Assemblée Générale, qui n'est pas reportable.
Sur commande : Les délais d'exécution sont fonction de la disponibilité du personnel.
Le demandeur remplit la fiche de travaux, s'identifie et la signe.
La M.V.A se réserve le droit de refuser la reprographie de tout document qui serait non conforme à ses statuts.
* Frappe : Tout travail de frappe fait l'objet d'un bon à tirer, signé au préalable par le demandeur.
La frappe des diverses convocations aux A.G, C.A, réunions est gratuite.
Tout autre travail de frappe à la ligne est payant.
Les délais d'exécution sont fonction de la disponibilité et de la charge de travail du personnel.
La M.V.A se réserve le droit de refuser d'exécuter des travaux qui ne seraient pas conformes à ses statuts ou à sa charte.
* Saisie informatique, maquettes, façonnage
Les travaux de saisie informatique, maquettes, façonnage font également l'objet d'un bon à tirer et d'un devis préalable.
Les délais d'exécution des travaux sont également fonction de la disponibilité et de la charge de travail du personnel.
La M.V.A se réserve, là aussi, le droit de refuser d'exécuter des travaux qui ne seraient pas conformes à ses statuts ou à la charte.
* Site Internet
· Répertoire : Le site répertorie les associations adhérentes à partir de leur fiche signalétique.
· Informations : Le site fait état des différents documents relatifs à la M.V.A : statuts et charte ainsi que de différents imprimés (demande d'adhésion, d'utilisation des salles...)
· Mini sites : Chaque association peut bénéficier d'un mini-site internet hébergé sur le site de la M.V.A.
L'attribution d'un mini-site fait l'objet d'une formation individualisée.
Un code confidentiel est attribué à chaque association pour lui permettre la mise à jour de son mini-site.
La gestion des sites est assurée par la M.V.A qui en contrôle l'accès de façon à ce qu'ils respectent les statuts et la charte.
* Conseils et informations
Le conseil est un renseignement ou une orientation de recherche d'ordre général dans le respect des statuts et de la charte. Il ne constitue pas une consultation particulière et n'a pas de valeur d'expertise juridique ou comptable.
Les entretiens se font sur rendez-vous selon la disponibilité du personnel concerné.
Un fonds documentaire est à la disposition des adhérents. Il est consultable sur place.
* Formations collectives : L'accès aux formations collectives sera défini au cas par cas, dans chaque programme, selon leur coût, la capacité d'accueil et le thème.
La M.V.A veillera à une répartition équitable de la participation des stagiaires.
ARTICLE III : UTILISATION DES LOCAUX
* Principe
Les locaux sont destinés exclusivement au fonctionnement des associations adhérentes pour leurs Assemblées Générales, Conseils d'Administration, réunions de Bureau de façon prioritaire sur toute autre utilisation.
En tout état de cause, les manifestations musicales, corporelles, artistiques et sportives sont soumises à étude et autorisation particulière.
* Réservation
Les demandes de réservations se font sur un imprimé fourni par la M.V.A. Elles sont acceptées sous réserve de disponibilité, dans des délais raisonnables et font l'objet d'une réponse écrite par la Direction.
La M.V.A veillera à une répartition équitable de l'utilisation des salles par ses adhérents.
* Conditions
La MVA met à la disposition des associations adhérentes, des locaux propres et agencés selon la configuration souhaitée.
En retour, l'association utilisatrice s'engage à rendre ces locaux en bon état ; un kit de nettoyage est fourni à cet effet.
En cas de dégradations, à défaut d'arrangement amiable, la caution sera encaissée. L'article IV sera appliqué.
* Dispositions pratiques
Accès : L'accès aux locaux s'effectue par l'entrée principale, rue du 11 Novembre. L'association utilisatrice veillera à ce que le stationnement des véhicules s'effectue sur les emplacements prévus à cet effet, et au respect du voisinage.
Occupation pendant les heures d'ouverture : Pendant les heures d'ouverture au public, l'accueil est assuré par le personnel de la M.V.A.
Occupation en dehors des heures d'ouverture : L'occupation des salles en dehors des heures d'ouverture de la M.V.A et de la présence du personnel nécessite le dépôt d'une caution.
La personne responsable de l'association établit au préalable une fiche de réservation et prend possession des clés la veille au plus tôt, et au plus tard, le jour même avant l'heure de fermeture.
Le retour de la clé doit s'effectuer au plus tard le lendemain de la réunion ou le lundi après-midi en cas d'occupation le week-end.
A la fin de la réunion, la personne responsable s'engage à vérifier la fermeture des fenêtres, de l'éclairage et des portes, après s'être assurée que plus personne n'occupe le bâtiment.
Horaires : L'amplitude maximale d'utilisation des locaux est de 8 H le matin à 22 H le soir. Tout débordement entraînera la facturation du gardiennage.
Interdictions / Restrictions :
Activités / Manifestations : Les locaux mis à disposition le sont dans le cadre du fonctionnement de l'association adhérente qui en fait la demande.
Les activités ou manifestations qui y sont organisées doivent être conformes aux statuts et à la charte.
Sont donc notamment interdits :
- les réunions à caractères religieux, syndical ou politique
- les réunions à caractères professionnel ou commercial
- les spectacles
- les jeux de hasard ou d'argent
- et globalement toute activité interdite par la loi.
Sous-location : Il est interdit de réserver une salle pour le compte d'un tiers, toute sous-location est a fortiori également interdite.
Animaux : Les animaux, quels qu'ils soient, sont interdits à l'intérieur du bâtiment.
Denrées alimentaires :
Sont autorisés : - Les biscuits et friandises emballés
- Les sandwichs, viennoiseries et gâteaux préfabriqués et emballés
- Les repas froids livrés en plateaux individuels.
- L'introduction et l'utilisation de vaisselle, couverts et tous matériels de cuisine sont interdites.
Affichage : L'affichage n'est autorisé que sur les panneaux et cimaises prévus à cet effet.
Responsabilités : L'utilisation des locaux en dehors des heures d'ouverture au public et en l'absence du personnel de la M.V.A se fait sous l'entière responsabilité des responsables de l'association occupante.
Tarifs : Les tarifs des services prestations sont annexés au présent règlement. Ils sont votés chaque année par l'Assemblée Générale.
ARTICLE IV : REGLEMENT DES LITIGES
Toute réclamation concernant l'application du Règlement Intérieur doit faire l'objet d'une information au Directeur.
En cas de litige et à défaut d'arrangement, le Bureau de la M.V.A est habilité à mettre en œuvre toute procédure adaptée visant à préserver les intérêts de chacune des parties.
Toute dérogation à ce présent règlement ne peut être qu'exceptionnelle et doit être soumise à l'approbation du Conseil d'Administration.
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